Over Teams is een compleet boek te maken. Ga ik niet doen, maar het leent zich ervoor. Met name als je Teams in bedrijfsverband wilt beheren. Er is zoveel mogelijk.
Zucht…
Maar bij Teams – hoe mooi en goed ook – loop je ook geregeld tegen beperkingen aan, die de aandacht behoeven, wellicht zelfs om tot een andere keuze te komen dan Teams voor bepaald werk of bepaalde samenwerkingen. Het grootste struikelblok is wereldwijd een grote ergernis bij Teams-gebruikers. En helaas is de oplossing nog niet in zicht.
Maak je een Groep aan binnen MS Teams, dan kun je mensen via email uitnodigen om deel te nemen. Die mensen hebben dan ook automatisch toegang tot het kanaal Algemeen (op sommige plekken heet dit in Teams nog General). Ze kunnen dus chatten en bestanden delen in dat kanaal.
Wil je binnen een team met subteams werken, dan ontstaan de problemen. Je kunt voor zo’n subteam een tweede kanaal openen binnen de groep. Dan moet je kiezen: Publiek of Private.
- Een Publiek kanaal is voor iedereen vrij toegankelijk. Je kunt dus niet specifieke team-leden uitnodigen hierin.
- Een Privaat kanaal is alleen toegankelijk voor genodigden. Die moeten wel lid zijn van het team.
Privaat meeting kan niet
Maar in een Privaat kanaal kun je niet een meeting plannen of een agenda-item aanmaken. Wil je dus met dat subteam vergaderen, dan moet je buiten de groep om een losse meeting plannen en dus iedereen weer individueel aan de meeting toevoegen.
In een Publiek kanaal kun wel wel een meeting plannen, maar dan wordt het hele team automatisch uitgenodigd.
Een mix van die twee: een meeting met een subteam kan dus niet. Een privaat kanaal laat zich via een omweg ook niet aan een agenda-item hangen. Daardoor heeft zo’n privaat kanaal alleen nut om te chatten en bestanden te delen. Meetings kunnen er niet mee.
Werkverschaffing
Een meeting met een subteam houden verlangt dus overbodig handwerk. Ook het uitnodigen van mensen in een kanaal, is dubbel werk. Wil je externen in een kanaal uitnodigen, dan moet je deze eerst uitnodigen in het team en dan nogmaals uitnodigen in het kanaal. Dubbel werk wat prima in één keer zou kunnen.
Discord, Slack, Flock, etc.
Dit euvel, het halve werk met subteams of kanalen, is geen probleem binnen andere netwerken als Slack of Discord. Neem dit mee als je een netwerk overweegt dat dergelijke functionaliteit verlangt. Vergeet ook niet dat de volledige Teams-functionaliteit alleen maar beschikbaar is als alle leden ook een Office365-account hebben. Zonder die account kunnen deze team-leden een stuk minder met Teams.
